Documentazione GraveHUB

GraveHUB è la piattaforma cloud per la gestione digitale del patrimonio cimiteriale delle pubbliche amministrazioni. Centralizza anagrafiche, posizioni, aventi diritto e contratti in un unico sistema sempre accessibile.

Pensata per i collaboratori degli enti comunali addetti ai servizi cimiteriali, riunisce in un solo strumento l’inserimento e la gestione delle risorse, la ricerca, la consultazione informativa e la cruscottistica.

Questa documentazione è un mockup dimostrativo: le sezioni illustrano le aree principali dell’applicativo e verranno ampliate con guide operative dettagliate.

L’accesso avviene tramite il dominio del tuo Ente, con le credenziali fornite dal team. Per maggiore sicurezza, dopo l’autenticazione ricevi via email un codice OTP da inserire per completare il login.

Effettuato l’accesso, la home page riassume i cimiteri gestiti, le scadenze imminenti e le attività recenti. Il primo passo consigliato è il censimento del cimitero e dei relativi settori, propedeutico all’inserimento di defunti e contratti.

Dalla sezione Ricerca trovi rapidamente qualunque risorsa censita. Puoi cercare per anagrafica del defunto, cimitero di appartenenza, aventi diritto associati o contratti collegati.

Se è presente un solo cimitero il campo si compila in automatico; con più cimiteri puoi scegliere dove cercare oppure effettuare una ricerca globale su tutti i cimiteri gestiti.

Dalla sezione Censimento registri una nuova risorsa inserendo, passo dopo passo: dati anagrafici, logistica cimiteriale (cimitero e settore di ubicazione), dati cimiteriali, foto della risorsa, contratti associati e uno o più aventi diritto.

Ogni defunto resta collegato alla propria posizione nella griglia del settore e all’avente diritto della concessione. Controlli puntuali su ogni campo, in tutti gli step, prevengono errori e guidano l’inserimento.

Dalla sezione Censimento cimiteriale definisci la struttura: regione, provincia, comune, coordinate geografiche (latitudine e longitudine), posti totali stimati, numero di sepolture presenti e rotazione di esumazione, ossia gli anni previsti dal regolamento prima dell’esumazione.

Si aggiunge poi la planimetria cimiteriale, base su cui si innestano i settori e le singole posizioni.

Per ogni settore indichi il nome e il numero di sepolture. A ciascun settore è associata una “griglia logica” che distingue le tipologie di posizione disponibili — ad esempio loculo, ossario e altre variabili definite per l’ente.

La vista a griglia evidenzia con colori distinti i posti liberi, occupati e in scadenza, per assegnare le sepolture in modo guidato e pianificare la disponibilità degli spazi.

Importa interi gruppi di defunti da file Excel (XLSX/CSV). Il sistema processa anagrafiche, dati cimiteriali, riferimenti familiari e documentazione, con validazione automatica dei formati e segnalazione degli errori.

Gestisci l’anagrafica degli aventi diritto, lo storico delle successioni e la documentazione collegata. Le variazioni anagrafiche e i subentri sono tracciati nel tempo.

Dopo aver individuato una risorsa tramite la ricerca, apri la sua scheda per consultare tutti i dati del defunto.

Dalla scheda puoi scaricare un documento riepilogativo in formato PDF oppure eliminare la registrazione quando necessario.

La sezione Amministrativo centralizza la gestione dei contratti di concessione: contratti scaduti, contratti collegati ai defunti e tipi di contratto personalizzabili in base alle esigenze di ogni ente.

Da qui si tracciano scadenze, rinnovi, proroghe e cambi di intestazione, e si gestisce anche la sezione dedicata alla manutenzione.

Il Centro notifiche raccoglie gli avvisi rilevanti — ad esempio scadenze e attività da gestire — consultabili direttamente nella Piattaforma.

Quando non sei collegato, le notifiche possono esserti recapitate via email: una funzionalità configurabile in base alle necessità dell’ente.

GraveHUB adatta i ruoli alle esigenze dell’ente, regolando ciò che ciascun utente può creare, consultare, modificare o eliminare.

I profili previsti vanno dall’Admin, con pieno controllo, al Superutente e al Responsabile del servizio con permessi via via più mirati, fino all’Utente generico in sola consultazione.

Dashboard sintetici e personalizzabili su occupazione, scadenze e situazione economica, per supportare decisioni rapide e informate.

L’Assistente IA ti aiuta a interrogare i dati del cimitero in linguaggio naturale: scrivi una domanda e ricevi subito la risposta, senza filtri o ricerche manuali. L’assistente conosce defunti, settori e contratti del tuo cimitero.

Puoi partire da domande già pronte — “Quanti defunti ho nel cimitero?”, “Quanti contratti ho nel cimitero?”, “Quali sono i contratti di concessione scaduti?”, “Quali settori contengono tombe vuote?” — oppure digitare la tua richiesta. Ogni conversazione resta salvata nello storico delle chat, sempre richiamabile da una nuova chat.

Domande frequenti su accesso, importazioni, contratti e personalizzazioni. Per esigenze specifiche contatta il team di supporto.